Guvernør Toralf Pedersen hadde invitert klubbene i Trondheim/Malvik samt Stjørdal og de assisterende guvernørene til seminaret. Godt oppmøte med 26 deltakere.
Guvernøren sa i sin innledning at han hadde besøkt 45 klubber i distriktet. Han hadde møtt flotte rotarianere og veldrevne Rotary klubber. Mange har prosjekter av stor betydning for andre. Han fremhevet vennskapet og varmen han blir møtt med. Imidlertid er det en fellesnevner: «Vi har behov for flere medlemmer» Derfor dette miniseminaret som setter fokus på hvordan vi kan skape sterke Rotary klubber.
Hovedforedragsholder var sonekoordinator Lena Mjerskaug og hun vektla følgende faktorer som viktig for de klubbene som lykkes:
1. Erkjenne at noe må gjøres
2. Jobber aktivt med å revitalisere: Gjøre klubben attraktiv for yngre medlemmer.
3. Vi må vise hva Rotary er og hva Rotary gjør.
4. Bruker de yngste medlemmene og deres nettverk for å nå nye generasjoner
5. Rekruttering er en prioritert oppgave med en dyktig «motor» som leder
6. Jobber systematisk og langsiktig – skaper kontinuitet i arbeidet.
7. Gjør arbeidet enkelt og ukomplisert. Bruker ikke «regide opptaksregler»
8. Bruker de assisterende guvernørene til å dele kunnskap med andre klubber.
9. Lager 3-års planer som forplikter presidentene
10. Arbeider med mange potensielle medlemmer
11. Bruker åpne møter og invitasjon som virkemiddel
12. Følger opp potensielle medlemmer og bruker fadderordningen aktivt
13. Nye medlemmer følges opp og engasjeres i klubbens drift.
14. Bruker det nye fleksible regelverket med hensyn til møtetid, medlemsbetegnelser og klassifisering til å tilpasse klubbens drift til nye medlemsgrupper.
Guvernøren åpnet for diskusjon og det ble pekt på behovet for å bli bedre kjent med medlemmene i egen klubb. Dernest gjennomføres en enkel evaluering av egen klubb.
Flere tok til orde for hvor viktig det er å skape tillitsforhold mellom fadder og potensielt nytt medlem. Avslutningsvis bad guvernøren presidentene om straks å starte arbeidet med å bygge en langsiktig plan for arbeidet.
Referat og presentasjon sendes ut til distriktets ledelse og alle klubbene i distriktet.
